有些还附送会议(展)企划书，    信息发布—从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)主要议程及安排、费用及标准等等。可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

    回执是对会展企划活动胜利与否的判定标志之一。回执收到后，    回执—对于主办者来说。通常需要统计(这之前，需要提醒的回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的应当包括如下信息—明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)接下来需要做的就是资源分配—主要是展位与酒店住宿的布置，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式—传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。